Privacy Policy – Trainees
This privacy policy describes how MALO CLINIC collects and processes information about your personal data, how we will use and protect this information and the choices you can make about how the institution can use your personal data.
This privacy policy applies to all MALO CLINIC trainees. We consider personal information to be that which, by itself or in combination with other information, allows you to be identified or contributes to your identification (this includes your health data).
1. Information collection
The institution collects personal information directly from its holders, or through third-party companies when applications are submitted through them.
In order for us to fulfill all obligations arising from the contractual relationship we establish with our trainees, the processing of personal information is necessary so that we can fulfill the obligations and duties inherent to this relationship. The lack of this information may prevent or distort compliance with these obligations.
1.1 Information we request from you:
Category of information we request for your registration in training courses provided by MALO CLINIC:
- Personal identification data (name, date of birth, gender, nationality, passport number when applicable);
- Contacts (full address – includes city and country, landline, mobile phone, email);
- National identification data (Fiscal number, Citizen Card Number, ID validity, …);
- Information relating to special categories of personal data (health data);
- Other information (profession, professional status – work environment, level of experience, professional registration and civil liability insurance where applicable);
- Credit card details (name, number, expiry date and security code).
2. How we use your personal information and what the legal bases are
We use your personal information as a result of your contractual relationship with MALO CLINIC to:
- Respond to requests for information requested via website/email/telephone;
- Assign special conditions given to customers of some of our partners;
- Register as a trainee on courses promoted by MALO CLINIC (Legality – execution of contract);
- Comply with all contractual and legal obligations arising from this situation;
- Exercise our rights under current legislation and regulations;
- Provide the contracted services and those appropriate to the reported health status (dietary restrictions, legality – contractual execution and consent);
- Issue documentation for the purpose of obtaining visas;
- Keep our records accurate and up to date.
3. Your rights regarding your personal data
Your personal data will be kept by MALO CLINIC for the periods necessary to achieve the purposes for which they were collected. The deadlines are expressed in the “Personal data retention table”.
Whenever you exercise your right to rectify information regarding your personal data, MALO CLINIC will rectify it as soon as possible.
You may, under certain conditions, object to the processing of your personal data on grounds relating to your particular situation, restrict its use or request that we share this data with other organizations in a structured, commonly used and machine-readable format.
Where you have given consent to the processing of your personal data, you may withdraw your consent at any time.
To exercise the indicated rights, please inform us using the contact details indicated below (item 7).
4. Information sharing
As a rule, the company does not transfer or share with third parties (other than service providers acting under our direction and responsibility) information relating to personal data, unless it is obliged to do so by legal and regulatory requirements.
Other situations in which personal information may be disclosed to third parties:
- Third-party companies (CP Education, Nobel Biocare, ExtraCut, Douromed, Carl Martin GmbH, OHI-S, and /or other partner companies or subcontractors within the scope of training);
- Hotels and Catering Companies, Travel Agencies;
- Transfer companies;
- Building Security Company;
- Website, networks social, newsletters, media;
- Tax authority (SAFT-PT).
5. Personal data security
The company guarantees the use of the best techniques, organizational and security measures to protect personal information, preventing its loss, misuse, alteration or destruction, ensuring its integrity, availability and confidentiality. To this end, all employees with access to your personal data are required to keep it confidential. Only authorized personnel bound by the duty of secrecy and confidentiality should have access to this information .
The data will be kept for the period of time strictly necessary for the purposes of its processing or as required by law or regulation. During the retention period, the integrity and access to the data are guaranteed.
6. Transfer of information
Personal information may be transferred, archived or processed in a country other than that where it was collected and where the data subjects originate. In these cases, data transfer is carried out in accordance with the requirements of the GDPR. When the transfer of personal data is made to a country outside the Union, appropriate safeguards will always be provided by the use of binding and legally binding rules, such as standard clauses approved by the Commission. When the transfer is made to other companies in the Group, it is always done based on the group’s privacy policy and, if applicable, on the basis of the Corporate rules, binding on Data Controllers and processors. If you would like more detailed information on the mechanisms and provisions used in the transfer of personal data, please contact us using the contact details provided in point 7.
7. Our contacts
For any questions regarding the processing of your personal data, please contact us via:
Responsible for the protection of personal data: dpo@maloclinics.com
The company is committed to collaborating in the search for the best and fairest resolutions to complaints regarding the processing of personal data that you may have presented. If you consider that the company was not competent in resolving the complaints presented, you have the right to submit this complaint to the competent supervisory authority – National Data Protection Commission – through its WEB page at the following address: https://www.cnpd.pt
8. Changes to the privacy policy
You can always request a copy of this privacy notice using the contacts provided here. The company may modify the privacy policy. You can check the date of the last update by consulting/viewing the last revision/version date that will be part of this document. All changes to this policy are considered effective from the date of their publication (revision). To stay up to date, we recommend that you review the privacy policy frequently to check for new updates.
Last version: 12/03/2025
Política de privacidade – Formandos
Esta política de privacidade descreve como a MALO CLINIC recolhe e trata a informação sobre os seus dados pessoais, como vamos usar e proteger esta informação e as escolhas que pode fazer sobre a forma como a instituição pode utilizar os seus dados pessoais.
A presente política de privacidade aplica-se a todos os formandos da MALO CLINIC. Consideramos informação pessoal aquela que por si só ou que, em combinação com outras informações, o permite identificar ou contribuir para a sua identificação (inclui os seus dados de saúde).
1. Recolha de informação
A instituição recolhe a informação pessoal diretamente dos seus titulares, ou através de empresas terceiras quando as inscrições são enviadas através das mesmas.
De forma a cumprirmos todas as obrigações decorrentes da relação contratual que estabelecemos com os nossos formandos, o tratamento de informação pessoal é necessário para podermos cumprir com as obrigações e deveres inerentes a essa relação. A falta desta informação pode impedir ou adulterar o cumprimento destas obrigações.
1.1 Informação que lhe solicitamos
Categoria de informações que lhe solicitamos para a sua inscrição nos cursos de formação proporcionados pela MALO CLINIC:
- Dados de identificação pessoal (nome, data de nascimento, género, nacionalidade, nº passaporte quando aplicável);
- Contactos (morada completa – inclui cidade e país, telefone fixo, telefone móvel, email);
- Dados de identificação nacional (NIF, Nº do Cartão de Cidadão, validade do CC, …);
- Informação relativa a categorias especiais de dados pessoais (dados de saúde);
- Outras informações (profissão, situação profissional- ambiente de trabalho, nível de experiência, registo profissional e seguro de responsabilidade civil quando aplicável);
- Dados relativos ao cartão de crédito (nome, número, validade e código de segurança).
2. Como usamos a sua informação pessoal e quais as bases legais
Usamos a sua informação pessoal em resultado da sua relação contratual que estabeleceu com a MALO CLINIC para:
- Responder a pedidos de informação solicitados via website/email/telefone;
- Atribuir condições especiais dadas a clientes de alguns dos nossos parceiros;
- Inscrever como formando dos cursos promovidos pela MALO CLINIC (Licitude – execução de contrato);
- Cumprir todas as obrigações contratuais e legais decorrentes desta situação;
- Exercer os nossos direitos ao abrigo da legislação e dos regulamentos em vigor;
- Prestar os serviços contratados e os adequados ao estado de saúde informado (restrições alimentares, licitude – execução contratual e consentimento);
- Emitir documentação para fins de obtenção de vistos;
- Manter os nossos registos corretos e atualizados.
3. Os seus direitos relativos aos seus dados pessoais
Os seus dados pessoais serão conservados pela MALO CLINIC pelos prazos necessários à prossecução das finalidades para que os mesmos foram recolhidos. Os prazos estão expressos na ”Tabela de conservação de dados pessoais”.
Sempre que exerça o direito à retificação da informação referente os seus dados pessoais, a MALO CLINIC promove a sua retificação nos mais breves prazos possíveis.
Poderá, em determinadas condições, opor-se ao tratamento dos seus dados pessoais por motivos relacionados com a sua situação particular, limitar o seu uso ou solicitar-nos que partilhemos esses dados com outras organizações num formato estruturado de uso corrente e de leitura automática.
Quando tiver dado um consentimento para o tratamento dos seus dados pessoais, pode retirá-lo a qualquer momento.
Para exercer os direitos indicados, por favor informe-nos através dos contactos indicados abaixo (ponto 7).
4. Partilha de informação
Por regra, a empresa não transfere ou partilha com terceiros, (outros que não prestadores de serviços a agir sob nossa orientação e responsabilidade), informação relativa a dados pessoais, salvo se a isso for obrigada por requisitos legais e regulamentares.
Outras situações em que se pode divulgar a terceiros informação pessoal:
- Empresas terceiras (CP Education, Nobel Biocare, ExtraCut, Douromed, Carl Martin GmbH, OHI-S, e/ou outras empresas parceiras ou subcontratadas no âmbito da formação);
- Hotéis e Empresas de Catering, Agências de Viagens;
- Empresas de transfers;
- Empresa de Segurança do edifício;
- Site, redes sociais, newsletters, media;
- Autoridade tributária (SAFT-PT).
5. Segurança dos dados pessoais
A empresa garante a utilização das melhores técnicas, medidas organizativas e de segurança, para proteger as informações pessoais evitando a sua perda, o seu uso indevido, a sua alteração ou destruição, garantindo a sua integridade, disponibilidade e confidencialidade. Para isso é exigido a todos os colaboradores, com acesso aos seus dados pessoais que os mantenham confidenciais. Apenas o pessoal autorizado e vinculado ao dever de sigilo e confidencialidade deve ter acesso a esta informação.
Os dados serão conservados pelo período de tempo estritamente necessário para as finalidades do seu tratamento ou por determinação legal ou regulamentar. Durante o período de retenção é garantida integridade e o acesso aos dados.
6. Transferência de informação
A informação pessoal pode ser transferida, arquivada ou tratada num país diferente daquele onde foi recolhida e de origem dos titulares dos dados. Nesses casos a transferência de dados é feita de acordo com os requisitos do RGPD. Quando a transferência dos dados pessoais for efetuada para um país fora da União, serão sempre previstas garantias adequadas pelo recurso a regras vinculativas e com força legal, como cláusulas tipo aprovadas pela Comissão. Quando a transferência for efetuada para outras empresas do Grupo, é sempre efetuada com base na política de privacidade do grupo e no caso de existirem, com base nas regras Corporativas, vinculativas para Responsáveis pelo tratamento de dados e subcontratantes. Caso pretenda dispor de informação mais detalhada dos mecanismos e disposições usadas na transferência de dados pessoais, contacte-nos utilizando os contactos indicados no ponto 7.
7. Os nossos contactos
Para qualquer questão relacionada com o tratamento dos seus dados pessoais, por favor contacte-nos através de:
Responsável pela proteção de dados pessoais: dpo@maloclinics.com
A empresa tem o compromisso de colaborar na procura das melhores e mais justas resoluções para as reclamações relativas ao tratamento de dados pessoais que possa ter apresentado. Caso considere que a empresa não foi competente na resolução das reclamações apresentadas, tem o direito de apresentar essa reclamação à autoridade de controlo competente – Comissão Nacional de Proteção de dados – através da sua página WEB com o seguinte endereço: https://www.cnpd.pt
8. Alterações à política de privacidade
Pode sempre solicitar uma cópia do presente aviso de privacidade, utilizando para isso os contactos aqui indicados. A empresa pode modificar a política de privacidade. Poderá verificar a data da última atualização através da consulta/visualização da última data de revisão/versão que fará parte deste documento. Todas as alterações à presente política consideram-se efetivas a partir da data da sua publicação (revisão). Recomendamos, para se manter atualizado, que reveja com frequência a política de privacidade para verificar a existência de novas atualizações.
Última versão: 12/03/2025